Usługi archiwizacyjne - na czym polegają

Dla kogo potrzebne są usługi archiwizacyjne?

archiwizacja dokumentów

Nowoczesna archiwizacja dokumentów

Archiwizacja dokumentów, to proces, który dla wielu osób może kojarzyć się jedynie z przechowywaniem starych dokumentów w kartonowych pudłach. Oczywiście tak to może wyglądać w wielu miejscach. Jednak nowoczesne technologie pozwalają na zupełnie inne podejście do tematu. Usługi archiwizacyjne stały się bowiem nie tylko bardziej zaawansowane, ale i niezbędne dla funkcjonowania wielu przedsiębiorstw. Ogromna ilość dokumentów sprawia, że kartonowe pudła dawno stały się zupełnie nieefektywne.

Czym więc jest archiwizacja dokumentów? Jest to proces zabezpieczania, przechowywania i organizowania danych w taki sposób, aby były one dostępne i użyteczne w przyszłości. Taki proces dotyczy zarówno wersji papierowych, jak i cyfrowych. Może też odejmować przeniesienie jednej formy na drugą.

Co obejmuje archiwizacja dokumentów?

Podstawową formą jest nadal przechowywanie dokumentów w wersji fizycznej, papierowej. Chociaż coraz bardziej odchodzi się od papieru, nadal jest on formą dominującą, której bardzo często wymagają chociażby urzędy podczas kontroli. Firmy archiwizacyjne posiadają specjalne magazyny, odpowiednio zabezpieczone. Takie zabezpieczenia obejmują ochronę przed niepowołanym dostępem, ale także przez pożarem bądź zalaniem.

Coraz większy udział w dokumentach przeznaczonych do przechowywania pełnią pliki cyfrowe. W związku z tym konieczne jest zabezpieczanie informacji na serwerach, chmurach czy innych nośnikach danych.

Firmy archiwizacyjne Wrocław oferują także kompleksowe usługi zarządzania dokumentacją. W skład nich wchodzi między innymi katalogowanie, indeksowanie i niszczenie niepotrzebnych dokumentów. Wiele firm chętnie też zleca przeniesienie dokumentów w formie papierowej na formę cyfrową.

Dlaczego archiwizacja jest tak istotna?

Przechowywanie wszystkich dokumentów w siedzibie firmy nie jest dobrym i bezpiecznym pomysłem. Dane firmowe są bezcenne i ich utrata może stanowić o istnieniu firmy. Dlatego tak istotne jest bezpieczeństwo danych i ich powierzenie w ręce fachowców.

Każde przedsiębiorstwo jest zobowiązane do posiadania dokumentów księgowych z określonego okresu. Taka archiwizacja dokumentów księgowych przez firmę zewnętrzną pozwala mieć porządek i bezproblemowy dostęp do niezbędnych faktur czy zestawień. Najczęściej usługi księgowe nie obejmują tego typu archiwizacji dokumentów z dłuższego okresu.

Przestrzeń biurowa i magazynowa jest kosztowna. Zdecydowanie taniej i wygodniej jest powierzyć dokumenty firmie zewnętrznej. Nie trzeba się kłopotać brakiem miejsca w siedzibie firmy ani zapewniać odpowiednich warunków do przechowywania. Można też zlecić niszczenie niepotrzebnej dokumentacji, by optymalizować koszty usługi.

archiwizacja dokumentówusługi archiwizacyjneprzechowywanie dokumentówfirmy archiwizacyjne Wrocławarchiwizacja dokumentów księgowychusługi księgowe